AFFICHAGE DE POSTE
Titre du poste : Adjointe administrative ou adjoint administratif
Salaire horaire — Durée du travail 24,50 $ — 37,5 heures/semaine (classe 3)
Supérieur hiérarchique : Gestionnaire des services centraux — Akwesasne (Ontario)
Date de clôture : Aussitôt que possible
  Résumé L’adjointe administrative ou l’adjoint administratif relève du gestionnaire des services centraux et est responsable d’une variété de services administratifs de nature confidentielle, complexe et régulière. Cette personne est appelée à communiquer avec efficacité au sein de l’entreprise et auprès des intervenants externes, et à collaborer avec les autres membres de tous les services de la CPIVM. Ce poste nécessite une orientation vers les résultats, une capacité à hiérarchiser les tâches, de la discrétion et du professionnalisme.   Tâches et responsabilités Soutien administratif (30 %)
  • Fournir un soutien administratif selon les besoins, notamment l’édition et le formatage de documents, la tenue de calendriers, les préparatifs de voyages, le suivi du courrier entrant et sortant, l’envoi de messages et de toute autre correspondance;
  • Communiquer verbalement ou par écrit avec les parties prenantes internes et externes;
  • Coordonner le flux de travail, les projets, les mesures ou les décisions afin de s’assurer que la documentation est complète et que le suivi est effectué au moment opportun;
  • Participer à la préparation de rapports et de dossiers pour le Conseil d’administration, ainsi que de la correspondance générale;
  • Assurer la responsabilité principale du tri des demandes provenant de la réception en prenant des mesures individuelles pour déterminer la marche à suivre, avec la délégation et le discernement appropriés;
  • Agir comme point de contact principal pour les visiteurs et les coursiers; déterminer le caractère professionnel des demandes et diriger les visiteurs vers la personne concernée;
  • Assurer une présence au bureau durant les heures d’ouverture au public;
  • S’assurer que les politiques de la CPIVM sont révisées et traduites une fois approuvées;
  • Tenir à jour les registres de formation pour tous les employés;
  • Créer et assurer le suivi des formulaires pour tous les services;
  • Effectuer toute autre tâche dans le cadre, l’esprit et l’objectif du poste.
Coordination administrative (15 %)
  • S’occuper de tous les aspects du système de classification des dossiers de l’entreprise;
  • Tenir à jour la base de données des cartes d’accès;
  • S’assurer de tenir des stocks minimaux de fournitures de bureau;
  • Planifier des rencontres virtuelles au besoin;
  • Préparer les salles de réunion pour accueillir les invités et les intervenants (café, eau, services de traiteur, etc.).
  • Être responsable du bon fonctionnement de l’équipement, y compris le photocopieur, la déchiqueteuse, et de la coordination des réparations;
  • Être responsable de la tenue en bon état de toutes les salles de conférence et des aires communes (cuisine, lave-vaisselle);
  • Distribuer le courrier entrant, préparer le courrier sortant, y compris les envois;
  • Tenir à jour la liste des personnes-ressources internes et externes;
  • Être responsable de recommander, s’il y a lieu, divers éléments ou outils pour améliorer les aspects fonctionnels et administratifs du service;
  • Remplir les tâches administratives essentielles d’autres membres de l’équipe en leur absence;
  Service à la clientèle (15 %)
  • Répondre aux appels téléphoniques, les filtrer et les transférer; prendre les messages;
  • Accueillir les clients et les visiteurs; s’assurer de la nature de leur visite et les diriger vers la personne appropriée;
  • Être responsable de délivrer les laissez-passer avec photo et d’obtenir des affidavits;
  • Être responsable de la vente et des stocks de billets pour le pont.
Soutien aux activités de péage (40 %)  
  • Effectuer la collecte, la répartition, l’édition et le traitement final des données du système d’administration du péage sur une base quotidienne;
  • Fournir des rapports mensuels du système local de gestion du péage à la direction;
  • Dépanner le système local de gestion du péage et le système de perception du péage;
  • Administrer le système de cartes d’identité avec photo donnant accès au pont;
  • Être responsable de la production, de l’inscription et de la tenue des stocks de cartes de péage prépayé;
  • Tenir les comptes de facturation des clients et émettre des cartes d’entreprise.
Compétences essentielles
  • Détenir des connaissances en gestion des affaires normalement acquises au cours d’une formation postsecondaire ou un minimum de trois ans à titre d’adjointe administrative ou d’adjoint administratif;
  • Une expérience confirmée de la rédaction administrative bilingue et de la révision et la mise en forme de textes administratifs;
  • Des compétences supérieures en communication verbale et écrite, en français et en anglais;
  • Une connaissance des principes et des concepts comptables de base;
  • Une maîtrise des systèmes informatiques et des logiciels de la suite MS Office;
  • Une capacité confirmée à travailler avec des systèmes de gestion de l’information;
  • Une capacité à travailler avec un minimum de supervision; des compétences confirmées en prise de décisions et en résolution de problèmes;
  • La capacité de composer avec une diversité de situations, de responsabilités et de défis en mode multitâche;
  • La capacité à travailler en équipe, tout en développant des relations de travail productives;
  • La capacité de traiter les demandes ou les plaintes formulées par toutes les parties prenantes ou tous les interlocuteurs de façon respectueuse, courtoise et serviable;
  • Un grand sens de l’éthique et une grande discrétion lors du traitement de renseignements confidentiels;
  • De grandes compétences organisationnelles; la capacité de traiter et de hiérarchiser les tâches tout en fournissant une rétroaction sur les progrès réalisés et les questions prioritaires;
  • D’excellentes compétences communicationnelles en matière de service à la clientèle.
  • De l’expérience en coordination de rencontres et en préparatifs de voyages, un atout;
  • Une attitude professionnelle, chaleureuse et accessible en tout temps;
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae et une lettre de présentation expliquant la façon dont vous répondez aux exigences essentielles du poste à l’adresse courriel suivante : sibc@sibc.ca. Nous remercions tous les postulants. Seuls les candidats et les candidates retenus seront joints. La CPIVM est un employeur offrant l’égalité des chances d’emploi.

Titre : Préposé au poste de péage occasionnel

Traitement : 24.61 $ / heure

Heures de travail : variable, sur appel

Exigences linguistiques: Bilingue (français ou mohawk)

Date de fermeture : dès que possible

 

 

SOMMAIRE DU POSTE

 

Relevant du superviseur des opérations, le préposé au poste de péage occasionnel perçoit les péages, classe les véhicules selon leur catégorie, vérifie les passes, traite les paiements et émet les reçus aux usagers du pont. Les préposés au poste de péage occasionnels sont affectés à des quarts de travail variables qui incluent des jours, des soirs, des nuits, des fins de semaines et des congés généraux. Les quarts de travail peuvent varier de 2 heures à 12 heures. Le travail peut être fait sur de longues périodes confiné à un poste de péage. L’employé sera exposé à tous types de conditions météorologiques.

QUALITÉS ESSENTIELLES

 

  • Diplôme d’études secondaires
  • Expérience de la manipulation d’argent
  • Expérience de la prestation du service à la clientèle
  • Expérience de l’interprétation et de l’application de politiques et de procédures
  • Expérience de l’utilisation de systèmes informatiques. Expérience de l’utilisation d’un système de perception de péages est un atout
  • Aptitude à effectuer des calculs arithmétiques de base et de rendre la monnaie
  • Aptitude à inspecter des véhicules visuellement afin de déterminer le type de classification
  • Habileté à gérer un haut volume de transactions rapidement et avec précision
  • Aptitude à travailler dans des conditions défavorables, y compris des conditions météorologiques extrêmes, les fumées d’échappement des véhicules, les automobilistes parfois exigeants, travailler pendant des périodes prolongées en position debout et en utilisant des mouvements répétitifs des bras
  • Habileté à travailler tous les horaires dans une entreprise opérant 24 heures par jour, 7 jours par semaine (jour, nuit et fins de semaines)
  • Flexibilité démontrée et volonté d’accepter des appels à court préavis par quarts de travail

 

Veuillez nous faire parvenir votre curriculum vitae et une lettre de présentation qui démontrent comment vous répondez aux qualités essentielles à l’adresse ncooke@sibc.ca

Nous voudrions remercier à l’avance tous les candidats de leur intérêt. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes qui ont été sélectionnées pour la prochaine étape de sélection. La CPIVM souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi.